Perché esternalizzare il data entry per contabilità e retribuzioni
Ogni impresa necessita di un professionista dedicato alla gestione delle retribuzioni e della contabilità. A seconda delle dimensioni dell’impresa, l’inserimento dei dati contabili, noto come data entry, può richiedere un notevole impegno. Solitamente, gli addetti alla contabilità e alle retribuzioni hanno a che fare con numerosi altri compiti.
“Dato che il data entry spesso richiede molto tempo, potrebbe rallentare l’andamento del loro lavoro. Di conseguenza, molte imprese optano per esternalizzare totalmente o parzialmente la gestione delle retribuzioni e l’inserimento dei dati contabili.“
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Attività di data entry per contabilità e retribuzioni
Gli addetti alla contabilità solitamente si occupano di compiti come la gestione del personale, la raccolta delle informazioni relative all'orario di lavoro, il calcolo delle retribuzioni in base alle ore lavorate, ai permessi, agli straordinari; si occupano anche della gestione e del calcolo di attività e detrazioni, dei bonus per il personale, della verifica delle informazioni, dell'indagine sulle discrepanze, dell'aggiornamento e della manutenzione delle informazioni, eccetera.
Un professionista dedicato alle retribuzioni dovrà anche svolgere numerose operazioni di data entry, come l'inserimento delle informazioni sull'orario, le pianificazioni e le ore lavorate nel sistema. È inoltre necessario elaborare le informazioni sulle retribuzioni in base ai dati inseriti e inserire i calcoli in un report.
Se un'impresa ha un elevato numero di dipendenti, sarebbe irrealizzabile per una sola persona gestire tutte queste attività. Di conseguenza, le imprese dovrebbero destinare consistenti risorse al dipartimento di finanza e contabilità. Tuttavia, se una società esternalizza parte di queste mansioni, ad esempio quelle di livello base, i processi verranno completati con maggiore celerità. Inoltre, il costo di mantenimento di un reparto di finanza e contabilità diminuirà significativamente.
Perché esternalizzare la gestione delle retribuzioni e l'inserimento dei dati contabili?
Risparmiare sui Costi Interni
In primo luogo, una ragione comune per cui le imprese scelgono di esternalizzare è quella di ridurre i costi. Questo vale non solo per l’esternalizzazione delle attività di data entry contabile e delle retribuzioni, ma per qualsiasi processo esternalizzato in generale.
I costi interni non si limitano ai salari e ai benefici dei dipendenti, ma comprendono anche quelli legati alla tecnologia e al software.
- Benefici della Specializzazione nell’Esternalizzazione
Le imprese scelgono l’esternalizzazione per accedere a un supporto altamente specializzato. Delegando le attività a un team più competente, soprattutto per le startup, si evita l’onere di gestire internamente o assumere un team costoso. Inoltre, l’outsourcing amplia il pool di talenti e competenze a livello globale
- Riduzione di Costi e Tempi di Reclutamento e Formazione
Il reclutamento e la formazione comportano costi e tempistiche aggiuntive. Se un membro del team non supera il periodo di prova o decide di andarsene, il processo di reclutamento e formazione deve essere ripetuto.
- Prevenzione delle Frodi tramite l’Esternalizzazione
L’esternalizzazione contribuisce a ridurre i rischi di frode. Grazie all’expertise e alla specializzazione del team esterno, e al supporto di un team di controllo della qualità, vengono effettuati controlli aggiuntivi per evitare errori e movimenti finanziari illeciti.
- Potenziare il Controllo per le Piccole Imprese e le Startup
Le piccole imprese e le startup in crescita esternalizzano spesso l’inserimento dei dati contabili o la gestione contabile per concentrarsi sulle attività chiave che favoriscono la crescita del loro business.
- Aumentare la Visibilità attraverso l’Outsourcing
Un partner di outsourcing può generare report dettagliati per offrire maggiore visibilità sulla situazione finanziaria, garantendo un controllo più efficace.
- Esternalizzazione Completa del Data Entry
Le funzioni del reparto Finanza e Contabilità includono contabilità fornitori, contabilità clienti, gestione delle retribuzioni, reporting e controllo di qualità. L’esternalizzazione non è prerogativa solo delle grandi aziende, ma anche delle startup che desiderano minimizzare i costi e mantenere il controllo sulla qualità attraverso l’accesso a team esperti. Questo approccio comprende servizi come assistenza clienti, monitoraggio, inserimento dati, gestione del Back Office, contabilità, controllo finanziario, gestione delle retribuzioni, e altro ancora.
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